Kortingscode Bedrijfsnaam.nl Nederland ☆ December 2024

Inschrijven in het KvK handelsregister in 7 stappen

Jouw ondernemers avontuur begint met het inschrijven in het KvK handelsregister. Voordat je jezelf officieel ondernemer mag noemen zijn er een aantal praktische zaken die geregeld moeten worden. Maar wat moet je precies doen en wat zijn eigenlijk de kosten? In deze ultieme gids zetten we alles wat je moet weten overzichtelijk op een rijtje in 7 stappen. Een goed begin is immers het halve werk!

Inschrijven in het handelsregister bij de Kamer van Koophanden (KvK) stelt je in staat om zaken te doen. Het Handelsregister van de KvK is eigenlijk een grote database met alle Nederlandse rechtspersonen en ondernemingen. Het handelsregister wordt beheerd door de overheid.

In het Handelsregister kun je de gegevens van alle bedrijven en ondernemers terugvinden. Het onderstaande kan je opzoeken:

• Bedrijfsnaam
• KvK nummer
• Type werkzaamheden
• Alle adressen van Nederlandse ondernemingen
• De vestigingen
• Eventuele andere ondernemingen op hetzelfde adres
• Het aantal medewerkers
• De functionarissen en tekenbevoegden
• De curator bij een faillissement

Tip: Wil je na inschrijving niet lastiggevallen worden door telemarketeers en zakelijke reclame? Meld je aan bij Postfilter, het Bel-me-niet Register en schakel de non-mailing indicator in.

Wanneer moet je jezelf inschrijven bij de KvK?

Als je aan alle onderstaande criteria voldoet raden wij je aan om je in te schrijven als eenmanszaak (zzp'er) of een andere rechtsvorm:

• Je levert producten en/of diensten. Bijvoorbeeld je verkoopt elektronica of je bent tekstschrijver.
• Je vraagt hier een meer dan symbolische vergoeding voor. Bijvoorbeeld je factureert de kosten en rekent een uurtarief.
• Je neemt deel aan het (normale) economische verkeer. Bijvoorbeeld je schrijft teksten in opdracht van een klant en niet alleen voor familie en vrienden.
• Als je een webshop start moet je je direct inschrijven om te kunnen voldoen aan de online regelgeving.
• Je bent uiterlijk 1 week geleden gestart met je bedrijf.

Inschrijven is niet altijd verplicht

Over de scheidingslijn tussen een hobby of bedrijf is ruimte voor interpretatie. Het juiste moment bepaal je vooral uit fiscale overwegingen, omdat dit nodig is om met een leverancier of opdrachtgever te kunnen werken of om gemaakte kosten te kunnen declareren.

Webinar: waar ligt de grens tussen een hobby en bedrijfsmatig werken? Wanneer moet je je inschrijven als ondernemer, en hoe combineer je dit met een baan in loondienst?

Neem de volgende 7 stappen en schrijf je in bij de KvK

Hieronder zetten we alle stappen handig voor je op een rijtje met enkele tips en aanbevelingen. De eerste 5 stappen zijn verplicht. Wil je echt goed voorbereid zijn dan volg je ook direct de laatste 2 stappen.

1. Bedenk een bedrijfsnaam

Je hebt een bedrijfsnaam nodig om je bedrijf in te schrijven bij het KVK handelsregister. Het starten van een bedrijf kan je vergelijken met een zwangerschap. Als voorbereiding begin je dan vaak ook met het verzinnen van de naam. Hoe wil je dat jouw kind later overkomt? Welke karaktereigenschappen denk je dat hij of zij gaat ontwikkelen? En dan de belangrijkste vraag: welke naam past daarbij?

Onderschat de kracht van bedrijfsnamen niet. Een slechte bedrijfsnaam creëert twijfels over de kwaliteit van je producten en diensten. Daarom kiezen steeds meer ondernemers ervoor om een bedrijfsnaam te kopen. Een bedrijfsnaam koop je compleet met een domeinnaam inclusief professioneel logo. Met een overtuigend merk maak je een vliegende start en word je direct serieus genomen.

2. Kies een passende rechtsvorm

Als je je gaat inschrijven bij de KvK, is dit een van de eerste vragen die je moet beantwoorden: welke rechtsvorm wordt jouw bedrijf? Je kan dan kiezen uit een eenmanszaak, VOF of BV. Het verschil zit hem dan voornamelijk in de verdeling van aansprakelijkheid en wat belastingtechnisch voordelig is.

Als je voor jezelf begint, kun je bijvoorbeeld kiezen voor een eenmanszaak als rechtsvorm (gekozen door de meeste zzp'ers). We raden je aan om je eerst in deze rechtsvormen te verdiepen, voordat je een keuze maakt. Je kan uitgebreide informatie op de website van de KvK vinden of jouw vragen stellen aan een van de adviseurs binnen de KvK.

3. Controleer of je UBO's moet inschrijven

Afhankelijk van de rechtsvorm van je bedrijf, moet je belanghebbenden (UBO's) inschrijven. UBO's staat voor 'Ultimate Beneficial Owners', dit zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een organisatie. Hieronder vallen mensen met meer dan 25% van de aandelen in een bv. Of mensen die meer dan 25% direct of indirect eigendomsbelang hebben in een vof of maatschap. Een organisatie kan meerdere UBO's hebben. Controleer bij jouw rechtsvorm of je UBO's moet inschrijven.

4. Maak online een afspraak bij de KvK

Dan is het nu tijd om die afspraak te gaan maken bij de KvK en jouw bedrijf definitief in te schrijven. Een afspraak maken doe je online. Vul het inschrijfformulier van KVK zo uitgebreid mogelijk in, des te minder tijd kost het later om de inschrijving officieel te maken.

Benodigde gegevens voor het online formulier:

• Jouw persoonsgegevens.
• De contactgegevens van jouw bedrijf (adres, telefoonnummer, mailadres). Deze gegevens worden opgenomen in het KvK register.
• Een korte omschrijving van de diensten en producten die je gaat aanbieden.
• Binnen welke branche je gaat ondernemen. Aan de hand van de diensten of producten die je gaat aanbieden, kun je kijken binnen welke branche jouw bedrijf valt.

Nadat je het digitale formulier hebt verstuurd krijg je een overzicht te zien van alle KvK-kantoren waar je terecht kunt voor een afspraak. De inschrijving in het KvK handelsregister is pas definitief als je persoonlijk bent langsgegaan bij een KvK-kantoor. Zorg dat je direct online een afspraak inplant. Je ontvangt dan ook een KvK-nummer, het bijbehorende btw-nummer en omzetbelastingnummer volgen enkele dagen later per post. Je hoeft de belastingdienst dus niet zelf op je inschrijving te attenderen.

Benodigdheden voor afspraak op KvK kantoor:

• Bedrijfsnaam
• Keuze ondernemersvorm
• ID of paspoort
• Neem je pinpas of creditcard mee om de eenmalige kosten van € 51,30 te betalen (het is niet mogelijk om contant te betalen)

Let erop dat je uiterlijk een week voor of een week na het starten van jouw bedrijf deze inschrijving regelt. Mocht je al veel eerder het idee krijgen om jouw bedrijf te willen inschrijven dan kan dat natuurlijk ook.

5. Huurovereenkomst bedrijfspand meenemen

Ben je gevestigd in een bedrijfspand? Vergeet dan niet de huurovereenkomst of koopovereenkomst mee te nemen. Indien je meerdere vestigingen hebt neem je alle overeenkomsten mee. Elke vestiging krijgt een uniek vestigingsnummer van 12 cijfers. Als je geen bedrijfspand hebt kan je deze stap overslaan.

6. Een logo zegt meer dan 1000 woorden (bonus stap)

Deze stap is niet verplicht voor inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK). Is het aan te raden? Jazeker! Want je logo is een van de meest kenmerkende onderdelen van je bedrijf naast de bedrijfsnaam.

De kracht van een logo ontwerp wordt soms onderschat door startende ondernemers. Het lijkt ook geen prioriteit bij het opstarten, er zijn namelijk zoveel zaken die geregeld moeten worden. Toch speelt een logo een cruciale rol. Net als een slechte bedrijfsnaam, creëert een slecht logo twijfels over de kwaliteit van je producten en diensten.

Wij hebben een uitgebreid artikel geschreven waarin we dieper ingaan op logo ontwerpen.

7. Laatste bonus stappen voor de ambitieuze ondernemer

Ook de onderstaande laatste stappen zijn niet verplicht. Het zorgt er wel voor dat je extra goed bent voorbereid op jouw ondernemers avontuur.

• Open een zakelijk rekening zo zorg je ervoor dat je de inkomsten en uitgaven van je zaak en privé gescheiden houdt. Een tip van ons is om bij KNAB een rekening te openen. Dit is een bank die alleen online is (je hebt dus geen fysiek kantoor om heen te gaan) en als goedkoopste uit de test is gekomen.
• Leer de basiskennis boekhouden of huur een boekhouder in. Je krijgt om de drie maanden te maken met de verplichte inkomstenbelasting en jaarlijkse de belastingaangifte.
• Leg een domeinnaam vast, bij voorkeur het domein die 1-op-1 overeenkomt met jouw bedrijfsnaam.
• Ga je facturen en offertes versturen? Dan raden wij het online softwareprogramma Moneybird aan. Vergeet Excel, hiermee wordt alles digitaal bijgehouden denk aan o.a: digitale facturen, automatische betaalherinneringen, inkomst-overzichten en online betaalmogelijkheid met iDeal. Wij versturen al onze offertes en facturen met Moneybird en kunnen daarom een gratis proefperiode van 120 dagen aanbieden.
• Laat zo snel mogelijk een website of webshop bouwen. Durf te investeren in een professionele website met fotografie. Een goede website betaalt zich ruimschoots terug, hiermee kunnen wij je verder helpen.

Tijd voor champagne - YIHAA!

Mensen vieren het vaak als ze een nieuwe baan hebben gekregen of een andere functie. Het inschrijven van jouw bedrijf bij de Kamer van Koophandel (KvK) is ook zeker het vieren waard! Niet iedereen is geschikt voor ondernemerschap en het is daarom een bijzondere prestatie dat jij diensten of producten kan aanbieden die door jou zijn bedacht. Koop daarom na jouw inschrijving taart met een lekker drankje en sta er bij stil dat je vandaag iets heel bijzonders hebt gedaan. En daarna? Tijd om te ondernemen!